Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Alex Torno
Mörgelacker 2
85235 Odelzhausen
Deutschland
E-Mail: info@soft-prep.de

Bei der Nutzung von SoftPrep können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name und E-Mail-Adresse, soweit vom Nutzer angegeben
• Session-ID, Produktvariante, Zahlungsstatus und technische Sitzungsdaten
• Angaben zur Zielrolle, zum Unternehmen, zur Stellenanzeige und zu Bewerbungszielen
• hochgeladene Lebenslaufdateien und daraus extrahierte Inhalte
• Interviewantworten, Chatverläufe, Zwischenstände und Interviewtranskripte
• Auswertungsergebnisse, Score, Status, Feedback, Empfehlungen und PDF-Reports
• Zahlungs- und Checkout-Informationen bei kostenpflichtigen Leistungen
• Support- und Kommunikationsdaten, wenn Nutzer Kontakt aufnehmen
• technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Browser, Gerätetyp, Zeitpunkt des Zugriffs, Referrer, Server-Logs und Fehlerlogs

Nutzer sollten keine Angaben eingeben oder hochladen, die für das Interviewtraining nicht erforderlich sind. Dies gilt insbesondere für besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten, religiöse oder politische Ansichten oder vergleichbar sensible Informationen.

Die Verarbeitung erfolgt, um SoftPrep bereitzustellen und das Interview-Training durchzuführen. Dazu gehören insbesondere die Vorbereitung realistischer Interviewfragen, die Analyse von Antworten, die Erstellung von Feedback, die Generierung von Auswertungen und Reports sowie die technische Bereitstellung des Dienstes.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Website und der technischen Infrastruktur
• Erstellung und Verwaltung von Interview-Sessions
• Verarbeitung von Lebenslauf-, Rollen- und Stelleninformationen zur Interviewvorbereitung
• Durchführung KI-gestützter Interview-Simulationen
• Analyse von Antworten und Erstellung von Feedback, Scores und Auswertungen
• Erstellung und Bereitstellung von PDF-Reports
• Abwicklung kostenpflichtiger Leistungen und Zahlungsprozesse
• Versand transaktionaler E-Mails, zum Beispiel Bestätigungen oder Reports
• Fehleranalyse, Sicherheit, Missbrauchsprävention und technische Stabilität
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten und Verteidigung rechtlicher Ansprüche

Die Verarbeitung erfolgt je nach Vorgang auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Dies betrifft insbesondere die Bereitstellung des Interviewtrainings, die Erstellung von Feedback und Reports sowie die Zahlungsabwicklung.

Soweit die Verarbeitung zur technischen Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention, Verbesserung des Dienstes oder zur Durchsetzung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, zum Beispiel für bestimmte Cookies, Analyse-, Marketing- oder Tracking-Technologien, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

SoftPrep nutzt KI-gestützte Systeme, um Interviewfragen zu generieren, Antworten zu analysieren, Feedback zu erstellen und Interviewberichte zu erzeugen. Dabei können die vom Nutzer eingegebenen Informationen, hochgeladene Lebenslaufdaten, Angaben zur Zielrolle, Stellenanzeigen, Unternehmensinformationen, Interviewantworten und Chatverläufe verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient ausschließlich der Bereitstellung des Interviewtrainings und der Erstellung des Feedbacks. Die Ergebnisse stellen keine verbindliche Karriereberatung, keine rechtliche Beratung, keine Personalentscheidung und keine Garantie für einen Bewerbungserfolg dar.

Die KI-gestützte Verarbeitung kann über Dienste von Microsoft Azure, Azure AI Foundry, Azure OpenAI, OpenAI oder vergleichbare KI-Dienste erfolgen. Dabei werden die für das Interviewtraining erforderlichen Eingaben und Ausgaben an diese Dienste übermittelt und dort verarbeitet.

Nutzer sollten keine Informationen eingeben oder hochladen, die für das Interviewtraining nicht erforderlich sind, insbesondere keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten, religiöse Ansichten, politische Meinungen oder vergleichbar sensible Informationen.

Wenn Nutzer freiwillig einen Lebenslauf hochladen oder Angaben zu ihrer beruflichen Situation machen, werden diese Daten zur Vorbereitung und Personalisierung des Interviewtrainings verarbeitet.

Die Inhalte können genutzt werden, um Interviewfragen stärker an Rolle, Erfahrung, Bewerbungskontext, Zielunternehmen und Stellenanzeige anzupassen. Dazu können Lebenslaufdateien ausgelesen, relevante Textinhalte extrahiert und für die jeweilige Interview-Session verarbeitet werden.

Nutzer sind selbst dafür verantwortlich, nur solche Inhalte hochzuladen, die sie für das Interviewtraining verwenden dürfen. Angaben zu Dritten sollten vermieden oder vorher entfernt werden.

SoftPrep wird mithilfe externer technischer Dienstleister betrieben. Dazu gehören insbesondere Hosting, Backend-Infrastruktur, Datenbanken, Dateispeicherung, KI-Verarbeitung, Zahlungsabwicklung, E-Mail-Versand, Quellcodeverwaltung und Deployment-Prozesse.

Für Hosting und Deployment nutzen wir Vercel. Für Backend-Funktionen, Sessiondaten, technische Speicherung, Azure Tables, Blob Storage und KI-Orchestrierung nutzen wir Microsoft Azure und Azure AI Foundry. Für die KI-gestützte Verarbeitung von Interviewfragen, Antworten, Feedback und Reports können OpenAI-, Azure-OpenAI- oder vergleichbare Microsoft-Dienste eingesetzt werden.

Für Zahlungen verwenden wir Stripe. Für transaktionale E-Mails, insbesondere Bestätigungen oder Report-E-Mails, verwenden wir Resend. Für Quellcodeverwaltung und Deployment-Prozesse kann GitHub eingesetzt werden.

Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir soweit erforderlich Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab.

Zu den eingesetzten oder möglichen Dienstleistern gehören insbesondere:

• Vercel Inc. für Hosting, Deployment, Serverless Functions, technische Bereitstellung der Website und Server-Logs
• Microsoft Azure für Backend-Infrastruktur, Datenbanken, Azure Tables, Blob Storage, technische Speicherung von Session-, Interview- und Reportdaten sowie Azure AI Foundry
• OpenAI bzw. Azure OpenAI für KI-gestützte Verarbeitung von Interviewfragen, Antworten, Feedback und Auswertungen
• Stripe Payments Europe bzw. Stripe für Zahlungsabwicklung, Checkout, Zahlungsstatus und Betrugsprävention
• Resend für den Versand transaktionaler E-Mails, insbesondere Bestätigungen oder Report-E-Mails
• GitHub für Quellcodeverwaltung und Deployment-Prozesse; GitHub erhält grundsätzlich keine Bewerbungs-, Interview- oder Zahlungsdaten von Nutzern

Die konkrete Einbindung einzelner Dienstleister kann davon abhängen, welche Funktionen der Nutzer verwendet, zum Beispiel kostenloser Puls-Check, kostenpflichtiges Vollinterview, Lebenslauf-Upload, Report-Erstellung oder E-Mail-Versand.

Für kostenpflichtige Leistungen nutzt SoftPrep einen externen Zahlungsdienstleister, insbesondere Stripe. Wenn Nutzer ein kostenpflichtiges Interviewtraining kaufen, werden sie für den Checkout an Stripe weitergeleitet oder Stripe-Komponenten werden in den Zahlungsprozess eingebunden.

Stripe verarbeitet Zahlungsdaten, Zahlungsstatus, Transaktionsinformationen, Betrugspräventionsdaten und weitere für die Zahlungsabwicklung erforderliche Informationen. SoftPrep erhält nicht alle vollständigen Zahlungsdaten, sondern in der Regel nur die für die Vertragsabwicklung erforderlichen Informationen, wie Zahlungsstatus, Betrag, Produktbezug und technische Checkout-Informationen.

Für die Zahlungsabwicklung gelten zusätzlich die Datenschutz- und Vertragsbedingungen von Stripe.

Für transaktionale E-Mails kann SoftPrep den Dienst Resend einsetzen. Dies betrifft insbesondere E-Mails im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes, Bestätigungen, technische Mitteilungen oder den Versand von Interview-Reports.

Dabei können insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Session- oder Reportinformationen, Versandzeitpunkt, Zustellstatus und technische Protokolldaten verarbeitet werden.

Für Quellcodeverwaltung und Deployment-Prozesse kann GitHub eingesetzt werden. GitHub erhält grundsätzlich keine Bewerbungs-, Interview-, Lebenslauf- oder Zahlungsdaten der Nutzer.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch GitHub kann ausnahmsweise erfolgen, wenn personenbezogene Daten in technischen Logs, Fehlermeldungen, Konfigurationsdaten oder Supportprozessen enthalten sind. Solche Daten sollten grundsätzlich vermieden und nur verarbeitet werden, soweit dies technisch erforderlich ist.

Einige der eingesetzten Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder setzen Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU ein. Dabei kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer, insbesondere in die USA, kommen.

Soweit erforderlich, erfolgt eine solche Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, des EU-U.S. Data Privacy Frameworks, Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder vergleichbarer vertraglicher Schutzmechanismen.

SoftPrep verwendet technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien, soweit diese für den Betrieb der Website, die Session-Steuerung, Sicherheit, Zahlungsabwicklung oder die Bereitstellung des Checkouts erforderlich sind.

Soweit wir Analyse-, Marketing-, Tracking- oder Remarketing-Technologien einsetzen, geschieht dies nur auf Grundlage einer vorherigen Einwilligung, soweit eine solche gesetzlich erforderlich ist. Nutzer können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

SoftPrep kann Analyse- und Marketingtechnologien einsetzen, um die Nutzung der Website zu verstehen, die Website zu verbessern und relevante Werbung auszuspielen. Hierzu können insbesondere Cookies, Pixel oder vergleichbare Technologien verwendet werden.

Der Einsatz solcher Technologien erfolgt nur nach vorheriger Einwilligung, soweit diese gesetzlich erforderlich ist. Details zu den jeweils aktiven Diensten werden im Consent-Banner angezeigt.

Beim Aufruf der Website und bei Nutzung der Anwendung können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem, angeforderte URL, Referrer-URL, Statuscodes, Fehlerprotokolle und technische Diagnosedaten.

Diese Daten werden verarbeitet, um die Website bereitzustellen, technische Fehler zu erkennen, Missbrauch zu verhindern, die Sicherheit der Anwendung zu gewährleisten und den Dienst stabil zu betreiben.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• hochgeladene Lebensläufe und daraus extrahierte Inhalte: grundsätzlich bis zu 30 Tage
• Interview-Sessions, Chatverläufe, Antworten, Auswertungen und Scores: grundsätzlich bis zu 90 Tage
• PDF-Reports und zugehörige Reportdaten: grundsätzlich bis zu 90 Tage
• technische Server- und Sicherheitslogs: grundsätzlich bis zu 30 Tage
• Zahlungs- und steuerlich relevante Daten: entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
• Support- und Kommunikationsdaten: solange dies zur Bearbeitung der Anfrage und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist

Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zur Missbrauchs- und Sicherheitsprävention erforderlich ist.

Nutzer haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung dieser Rechte können sich Nutzer an die oben angegebene Kontaktadresse wenden.

Nutzer haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen ergeben. Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.